Ich gehe morgens ins Büro und habe auf der ToDo Liste in meinem Kopf einige Dinge, die ich zu erledigen habe. Unter anderem will ich Frau Müller und Herrn Meier wegen eingegangener Aufträge anrufen, die Inventur für den Bericht zum Jahresabschluss vorbereiten und drei Rechnungen schreiben.

Was habe ich heute eigentlich gemacht ?

08:30: Ich betrete ich das Büro. In der EMail Eingangsbox befinden sich 68 neue Mails, darunter 3 Mails mit „Urgent“ und eine Kundenbeschwerde mit der Ankündigung vom Auftrag abzuspringen. Ich muss schnell handeln, den Kunden anrufen, interne Absprachen machen, … das Telefon klingelt mit Kunde X … eine Krankmeldung, schnell muss Ersatz gefunden werden, … Kunde Y und Finanzamt rufen an …

Irgendwann zwischendurch schaffe ich es eine belegtes Brötchen zum Bäcker nebenan zu holen, schnell nebenbei zu essen bis … ein Kollege mit dringenden Anliegen hereinkommt, das Telefon klingt … u.s.w.

17:30: Büroende, der Bus nach Hause fährt in 10 Minuten. Ich bin völlig durch den Wind und gestresst. Was habe ich heute eigentlich gemacht ? Die ToDo Liste von heute morgen ist immer noch offen und dazwischen habe ich was gemacht … hier mal was, da mal das.

17:45: Ich fahre unzufrieden zu Hause und setze meine ToDo Liste von heute morgen auf Reminder.

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Nachdem ich regelmässig abends nach einem solchen oder einem ähnlichem Tag zuhause angekommen war und ich immer wieder das Gefühl von Zufriedenheit darüber hatte, was ich eigentlich an diesem Tage gemacht habe, habe ich eines Tages damit angefangen einen Job Tagebuch zu führen.

Alles was ich dafür brauchte war eine Tagesplaner (für ca. 2,95 im Büro Fachgeschäft), ein Beistift und ein Kugelschreiber.

Bevor ich morgens überhaupt etwas gemacht habe, habe ich mich mit einem Kaffee oder Tee hingesetzt und meine ToDo Liste für diesen Arbeitstag aufgeschrieben.

Liste an geplanten Tätigkeiten für den Tag

Der Tagesplaner ist von nun an immer an meiner Seite. Wenn ich etwas erledigte, habe ich es mit einem Häkchen gekennzeichnet oder auch mit dem Vermerk (Uhrzeit, erledigt) markiert. Alle anderen Tätigkeiten, die im Laufe des Tages herein kamen, habe ich weiterhin mit Bezug auf die Uhrzeit der Tätigkeit mit Bleistift im Tagesplaner vermerkt und ein Häkchen gesetzt.

Protokoll von meinem Arbeitstag

Eines hatte ich sofort erreicht: Ich fühlte mich abends viel zufriedener, denn ich konnte Schwarz auf Weiss sehen, was ich an diesem Tag gemacht und erledigt habe.

Dinge, die unerledigt blieben und kein Häkchen bekommen haben, übertrug ich auf den folgenden Tag. Auf diese Art und Weise habe ich auch keine Tätigkeiten und Dinge mehr vergessen.

Im Laufe der Zeit habe ich das System immer mehr verbessert, Prioriäten für Tätigkeiten nach dem Prinzip A (wichtig), B (wichtig, hat noch Zeit), C (Weniger wichtig) zu setzen und meinen Tagesplan entsprechend weiter zu planen und bewusst Zeiträume für die Tätigkeiten zu blocken.

Dieses Arbeits-Logbuch ist nicht nur hilfreich für sich selbst und gibt schnell Anregungen, wie man seinen eigenen Arbeitsablauf effektiver und angenehmer macht. Es hilft auch Ideen für den Arbeitsablauf zu optimieren im Allgemeinen zu finden und beim Chef damit zu punkten.

Autorin: Dr. Angelika Berger www.balesakademie.de

Bildquelle: Pixelio – Thomas Nestke